Ha körmösként attól tartasz, hogy a NAV, vagyis az adóhatóság vizsgálatot indít, az első kérdés általában az: milyen papírokat kell bemutatni, és mivel tudod igazolni, hogy a vállalkozásod szabályosan működik? Ebben a cikkben röviden összefoglalom, milyen iratok kerülhetnek elő egy NAV-ellenőrzésnél, és miért fontos, hogy az adózási dokumentumok mellett az adatkezelési, panaszkezelési és higiéniai dokumentumaid is rendben legyenek.
Röviden: mit kérhetnek egy körmöstől ellenőrzéskor?
Ha körmösként ellenőrzést kapsz, elsőként azt kell tudni, hogy milyen iratokkal tudod igazolni a vállalkozásod szabályos működését. NAV-ellenőrzésnél jellemzően a:
- vállalkozói adatok,
- a számlák vagy nyugták,
- a bevételek nyilvántartása,
- a számlázóprogram adatai (ha számlázóprogramot használsz)
- és az adózáshoz kapcsolódó iratok kerülhetnek elő.
KATA-s vállalkozásnál különösen fontos a bevételnyilvántartás, mert ebből látszik, hogy milyen bevételeid keletkeztek. Ha székbérletben dolgozol, legyen rendezett a szalonnal kötött megállapodásod is, mert egy ellenőrzésnél az is kérdés lehet, milyen jogcímen végzed ott a tevékenységedet.
A NAV főleg az adózási és bevételi oldalt nézi, de körmösként más kötelezettségeid is vannak. Ha időpontot rögzítesz, vendégadatokat kezelsz, fotót készítesz, panaszt kezelsz, vagy takarítod és fertőtleníted a munkaterületet, akkor adatkezelési, panaszkezelési, higiéniai és működési dokumentumokra is szükséged lehet. Ezekre a cikk végén külön is kitérünk.
Fontos: nem minden felsorolt dokumentum NAV-os irat, de egy szépségipari vállalkozás szabályos működését több területen, több hatóság előtt is igazolni kell.
Mit nézhet a NAV egy körmös vállalkozásánál?
A NAV elsősorban azt vizsgálhatja, hogy a bevételeid, a számlázásod és a nyilvántartásaid összhangban vannak-e egymással. Nem elég, ha van naptárad, vendéglistád vagy online foglalórendszered; az is számíthat, hogy az ezekben szereplő időpontokhoz tartozik-e számla, nyugta vagy bevételi bejegyzés. (NAV: Fekete hajvágás, online foglalással)
Egy ellenőrzésnél megnézhetik, hány vendéged volt egy adott időszakban, milyen szolgáltatásokat végeztél, ezek után milyen bizonylatot állítottál ki, és a bevételek megjelennek-e a nyilvántartásodban. Ezért fontos, hogy a foglalási adatok, a számlák, nyugták és a bevételnyilvántartás ne külön életet éljenek, ne legyen „fekete kassza”.
Előfordulhat próbafoglalás is, amikor azt figyelik, hogyan történik a teljes folyamat: időpontadás, szolgáltatás, fizetés, számla- vagy nyugtaadás. Probléma esetén a korábbi vendégek megkeresése is felmerülhet, ha a hatóság információt akar gyűjteni a tényleges működésedről.
Ha székbérletben dolgozol, az is számíthat, milyen megállapodás alapján használod a helyet, és önálló vállalkozóként hogyan számlázol a vendégeidnek.
Milyen papírok legyenek kéznél?
Már az ellenőrzés előtt fordíts figyelmet rá, hogy rendelkezz minden szükséges dokumentációval és azok naprakészek legyenek.
Ellenőrzésnél legyen kéznél minden olyan irat és adat, amivel vissza tudod mutatni a vállalkozásod működését. Ilyen lehet a vállalkozói adataid, a kiállított számlák és nyugták, a bevételnyilvántartás, a számlázóprogram adatai, a foglalások adatai, valamint KATA-s vállalkozóként a bevételeid vezetése.
Ha székbérletben vagy más szalonban dolgozol, fontos lehet a székbérleti vagy helyhasználati megállapodás is. Jó, ha az árlistád is rendezett és elérhető, mert ebből látszik, milyen szolgáltatásokat milyen díjon végzel.
A NAV első körben főleg az adózási, számlázási és bevételi oldalra figyel. Ettől még más dokumentumok is fontosak lehetnek: adatkezelési tájékoztató és szabályzat, adatkezelési hozzájárulás, panaszkezelési szabályzat, panaszfelvételi jegyzőkönyv, fotóhasználat esetén fotós hozzájáruló nyilatkozat, valamint takarítási napló és takarítási szabályzat. Ezek nem mind NAV-os iratok, de a vállalkozás szabályos működését több oldalról is alá tudják támasztani.
Székbérletes körmösként mire figyelj?
Ha székbérletben dolgozol, legyen írásban rögzítve, milyen megállapodás alapján használod a szalont vagy a munkaállomást. Székbérletnél általában te fizetsz bérleti vagy helyhasználati díjat a szalon tulajdonosának, a saját szolgáltatásaidat pedig közvetlenül a vendégeidnek számlázod.
Arra is figyelni kell, hogy a szalon tulajdonosa milyen adózási formában működik. Ha a tulajdonos KATA-s, problémát okozhat, hogy a bérleti vagy helyhasználati díjat egy másik vállalkozótól kapja. KATA-sként főszabály szerint magánszemélyektől lehet bevételt szerezni; vállalkozásnak kiállított számla a KATA-alanyiság megszűnését is eredményezheti.
Fontos tisztázni azt is, ki kezeli a vendégadatokat. Ha te adsz időpontot, te vezeted a vendéglistát, te rögzíted a telefonszámokat vagy a kezelési adatokat, akkor a saját adatkezelési dokumentumaidra is szükséged lehet. Ha saját vendégkörrel, saját árakkal és saját számlázással dolgozol, akkor a saját vállalkozásod dokumentumaiért is neked kell felelned.
További kötelező dokumentumok egy körmösnél
A NAV-ellenőrzés főleg az adózási, számlázási és bevételi oldalra irányulhat, de ettől még körmösként más dokumentációs kötelezettségeid is vannak. Mivel vendégadatokat kezelsz, időpontot adsz, panaszt fogadsz, fotót készítesz vagy a munkaterület higiéniájáért felelsz, ezeket is megfelelő dokumentumokkal kell alátámasztani.
Ide tartozik az adatkezelési tájékoztató és szabályzat, az adatkezelési hozzájáruló nyilatkozat, a panaszkezelési szabályzat, a panaszfelvételi jegyzőkönyv, fotóhasználat esetén a fotós hozzájáruló nyilatkozat, valamint a vendégkarton vagy beleegyező nyilatkozat, kezelési terv vagy kezelési napló. A takarítási napló és a takarítási szabályzat inkább higiéniai vagy népegészségügyi ellenőrzésnél kerülhet elő, de ugyanúgy a szabályos működés része.
Vendégkarton, kezelési terv mindenképpen szükséges lesz, de induláskor nagy segítség, ha van ajándékutalványod, hűségkártyád, időpontfoglaló kártyád és kezelési terved is. További információ ➤
Mit érdemes most rendbe tenni?
Egy NAV-ellenőrzésnél elsősorban a bevételek, a számlázás és a nyilvántartások kerülhetnek elő, de körmösként a szabályos működésed ennél több dokumentumon múlik. Ha vendégeket fogadsz, adatokat kezelsz, időpontokat adsz, panaszt kezelsz, fotót használsz vagy a munkaterület higiéniájáért felelsz, ezekhez is megfelelő dokumentációra van szükséged.
Ezért érdemes még ellenőrzés előtt átnézni, hogy nálad mi van meg, mi hiányzik, és mit kell frissíteni. Egy ellenőrzésnél az a jó helyzet, ha a szükséges dokumentumokat azonnal elő tudod venni.
Garadnay Sándor
