Leírás
Gyakori kérdések a nyomtatvánnyal kapcsolatban
Milyen jogszabályok írják elő kötelezően az adatkezelést?
A 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról, már felsorolja a személyes adatok kezelésével kapcsolatos szabályokat. Ezt az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-i (EU) 2016/679 rendelete (a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról) egészíti ki, amely 2018. május 25-étől hatályba lépett Magyarországon is.
Kinek kell Adatkezelési Tájékoztató egy oktatóhelyen?
Az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) több mint hét éve kötelező az Európai Unióban, és minden olyan szervezetre, intézményre érvényes, amely az uniós polgárokkal – például tanulókkal, oktatókkal vagy munkavállalókkal – kapcsolatba kerül, akár oktatóhelyről, akár más módon. Ez vonatkozik azokra az oktatóhelyekre is, amelyek székhelye esetleg az EU-n kívül van.
A GDPR lényege a természetes személyek adatainak védelme, és az oktatóhelyeknek kötelességük biztosítani, hogy a tanulók személyes adatait szabályosan, átlátható módon kezeljék.
A GDPR-megfelelés nem választható opció, hanem kötelezettség, amely nélkül a képzés és adatkezelés nem indulhat el. Ez egy olyan feladat, ami „sürgős és fontos” kategóriába tartozik, mert bármilyen mulasztás esetén a NAIH vagy a Felnőttképzési Hivatal komoly szankciókat szabhat ki.
Már a képzés indításakor elvárás, hogy az oktatóhely rendelkezzen egy egyértelmű, részletes és minden érintett számára érthető adatkezelési tájékoztatóval, amely pontosan meghatározza, milyen adatokat, milyen céllal, hogyan kezel az intézmény. Ennek összeállítása az oktatóhely (az adatkezelő) felelőssége és kötelezettsége. Ha nincs ilyen dokumentum, vagy az nem elérhető, akkor az adatvédelmi hatóság (NAIH) akár büntetést is kiszabhat – akár akkor is, ha valaki rosszindulatúan bejelentést tesz.
Összefoglalva: minden oktatóhelynek, iskolának szüksége van Adatkezelési Tájékoztatóra, amely lefedi a tanulók, oktatók, munkavállalók személyes adatainak kezelését – például tanulói nyilvántartás, vizsgajelentkezés, jelenléti ív vagy beléptető rendszer használata során. Ha felírod a tanulók nevét, elérhetőségét, képzési adatait bármilyen dokumentumba vagy rendszerbe, akkor azokat szabályosan kell kezelned, és erről tájékoztatni kell az érintetteket.
Több oktató dolgozik együtt az intézményben. Kinek kell Adatkezelési Tájékoztató?
Itt a legfontosabb, hogy milyen jogviszonyban dolgoznak egymás mellett az oktatók vagy szakoktatók az intézményben:
– Ha az oktatók egyéni vállalkozóként vagy más önálló jogviszonyban működnek (például külön tanúsítvánnyal, szerződéssel), akkor mindegyiküknek külön-külön kell a tanulóktól vagy résztvevőktől hozzájárulást kérnie az adatkezeléshez, és külön adatkezelési tájékoztatót kell biztosítaniuk.
– Ha viszont az oktatók az intézmény alkalmazottai, akkor az oktatóhely (intézmény) vezetője, adatkezelője felel a személyes adatok szabályos kezeléséért, és elegendő, ha az intézmény egységesen kéri be a tanulók hozzájárulását.
Használható-e az Adatkezelési Tájékoztató online foglalási vagy jelentkezési rendszerekben?
Igen, az általunk biztosított nyomtatvány online rendszerekbe – például tanfolyam-jelentkezési vagy vizsgafoglalási platformokra – is beilleszthető. Ezek a rendszerek általában lehetőséget adnak arra, hogy az Adatkezelési Tájékoztató elérhető legyen a jelentkezők számára, és a folyamat végén (például a jelentkezés elküldése előtt) egy jelölőnégyzet segítségével nyilatkozzanak arról, hogy elfogadják az adatkezelési feltételeket és az Általános Szerződési Feltételeket.
A legbiztonságosabb, ha a tanuló vagy jelentkező külön pipával igazolja az elfogadást (ahogy ezt megszokhatták például webshopokban vagy online szolgáltatásoknál), de elfogadható megoldás az is, ha a jelentkezés leadásával automatikusan történik az elfogadás – bár ezt a gyakorlatot célszerű jól kommunikálni az érintettek felé.
Ki ellenőrizheti a személyes adatok kezelését?
“A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (a továbbiakban: Hatóság) feladata a személyes adatok védelméhez, valamint a közérdekű és a közérdekből nyilvános adatok megismeréséhez való jog érvényesülésének ellenőrzése és elősegítése…” (hivatkozás)
Ezzel együtt, a NAV, amikor a bevételeket veti össze a foglalási adatokkal, szintén rákérdezhet, hogy a vendégek személyes adatait milyen módon kezeled. Ha ez nincs szabályozva, jelezheti NAIH felé.
Ugyanakkor, a vendégnek joga van megismerni, hogy milyen módon, milyen adatot és milyen okkal kezel a szolgáltató, sőt az adatok törlését is kérheti bármikor:
“Az általános adatvédelmi rendelet szigorú szabályokat tartalmaz az érintettek által adandó hozzájárulásra vonatkozóan. Ezek a szabályok azt hivatottak biztosítani, hogy az adatok tulajdonosai tisztában legyenek azzal, mihez járulnak hozzá. Az adatkezelésre csak akkor kerülhet sor, ha az érintett világos és közérthető nyelven megfogalmazott kérdésre válaszképpen önkéntes, konkrét, tájékoztatáson alapuló és egyértelmű hozzájárulását adja. A hozzájárulásnak egyértelmű megerősítő cselekedeten kell alapulnia. Ilyen hozzájárulásnak minősül például, ha az érintett az interneten bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet vagy aláír egy hozzájárulási nyilatkozatot.
Az adatokat csak abból a célból szabad kezelni, amelyre az érintett a hozzájárulását adta, és lehetőséget kell adni neki a hozzájárulás visszavonására.” (hivatkozás)
Oktatóhelyek esetében a Felnőttképzési Hivatal rendszeresen tart ellenőrzéseket. Ilyenkor összevetik a FAR rendszerbe feltöltött adatokat a valós oktatási tevékenységgel. Mivel a végzett tanulók tanusítványát is a FAR rendeszer tárolja, óhatatlanul felmerül a tanulók személyes adatainak kezelése és hozzájárulása.
Ha a tanuló online jelentkezéskor elfogadta az adatkezelést, szükséges még aláírt példány?
Amennyiben a jelentkezési vagy foglalórendszer rögzíti és tárolja a tanuló hozzájárulását az adatkezeléshez, és ezt kérésre be tudod mutatni a hatóságoknak (például FAR vagy NAIH ellenőrzéskor), akkor elegendő kizárólag ezt a digitális nyilatkozatot megőrizni.
Ha viszont a tanuló nem online jelentkezett vagy nem fogadta el az Adatkezelési Tájékoztatót digitálisan, akkor minden esetben szükséges kézzel aláírt hozzájáruló nyilatkozatot vezetni a személyes adatok kezeléséhez.
Minden alkalommal szükséges aláíratni az adatkezelési hozzájárulást?
Nem. A nyomtatványunk úgy van kialakítva, hogy a hozzájárulás visszavonásig érvényes. Ez azt jelenti, hogy elég az első alkalommal megkérni a tanulótól a hozzájárulást, később pedig nem kell minden egyes alkalommal újra aláírnia ugyanazt a dokumentumot, kivéve, ha ő maga visszavonja azt.
Adatvédelmi Tájékoztató és Adatkezelési Szabályzat – Szépségipari oktatóhelyeknek és iskoláknak
Az Adatvédelmi Tájékoztató és Adatkezelési Szabályzat biztosítja, hogy az oktatóhely vagy iskola megfeleljen a jogszabályi követelményeknek a tanulók személyes adatainak kezelésében.
A tanulók aláírása a dokumentumon a hozzájárulásukat jelenti az adataik biztonságos, jogszerű kezeléséhez. Ez a dokumentum elengedhetetlen a törvényes adatkezeléshez, valamint a tanulók bizalmának megőrzéséhez, miközben garantálja, hogy az intézmény minden adatvédelmi előírást betart.
Miért nélkülözhetetlen a használata?
Az Adatvédelmi Tájékoztató és Szabályzat használata biztosítja, hogy az oktatóhely teljes mértékben megfeleljen az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) és az egyéb releváns jogszabályok előírásainak. A tanulók személyes adatainak védelme kiemelten fontos, és e dokumentum segítségével átláthatóvá és biztonságossá válik az adatkezelés folyamata. A szabályzat alkalmazásával elkerülhetőek a jogi kockázatok, és erősödik az érintettek – tanulók – bizalma az intézmény iránt.
Felnőttképzési Hivatal vagy NAV ellenőrzéskor, amikor a tanulói nyilvántartásokat és jelentéseket vetik össze a bevételi adatokkal, ez a dokumentum bizonyítja a személyes adatok jogszerű kezelését. Ennek hiányában adatkezelési hiányosságokat állapíthatnak meg, amelyek szankciókhoz vezethetnek az oktatóhely vagy iskola számára.
Milyen személyes adatot kezelsz?
- a tanuló neve
- a tanuló telefonszáma
- a tanuló e-mail címe
- képzési és vizsgaeredmények
- a tanuló lakcíme
- képzésen a tanulóról készült fotó (csak Hozzájáruló nyilatkozattal lehet a tanulókról fotót készíteni, és hozzájárulását kell adnia ahhoz is, hogy bárhol megjelenjen a róla készült fotó)
Nyomdakész állapotban
A nyilatkozat nyomdakész állapotban érkezik, így bármennyit nyomtathatsz belőle magadnak akár otthon is vagy egy másoló szalonban, digitális nyomdában. Ez megkönnyíti a mindennapi használatot és biztosítja, hogy mindig kéznél legyen egy példány.
Szükséges adatok
A nyomtatvány elkészítéséhez további adatokat fogunk elkérni, mert csak ezekkel együtt lesz érvényes a dokumentum:
- A szolgáltató neve
- A szolgáltató foglalkozása
- A szolgáltató márkaneve/szalon neve
- A pontos cím
- Székhely
- Adószám
- Felnőttképzési nyilvántartási szám
- Telefonszám
- Saját logó
Ezáltal biztosítjuk, hogy a nyilatkozat megfeleljen a jogi követelményeknek és teljes mértékben használható legyen a mindennapi gyakorlatban.
