Adatvédelmi Tájékoztató és Adatkezelési Szabályzat – Szépségápolási szakemberek számára

Leírás

Gyakori kérdések a nyomtatvánnyal kapcsolatban

Kinek kell Adatkezelési Tájékoztató?

Az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) immáron több mint hat éve alkalmazandó az Európai Unióban: az itt tevékenykedő és az európai polgárokkal kapcsolatba kerülő (pl. ügyfélként, munkavállalóként) szervezetekre egyaránt kötelezettségeket ró, akkor is, ha az adott cég az Unión kívüli székhelyű. Kifejezetten fogyasztóvédelmi, ügyfélvédelmi megközelítést alkalmaz, az érintett természetes személyek jogait védi a cégekkel/szervezetekkel szemben.

A GDPR-megfelelés a vállalkozások számára nem lehetőség, hanem kötelezettség. Úgy is mondhatjuk, hogy feladat, aminek az elvégzése a „sürgős és fontos” kategóriába esik.

A GDPR az üzleti működés (egyben az adatkezelés) megkezdésekor már elvárja, hogy az adatkezelőnek legyen egy stratégiája arról, mit-hogyan fog kezelni és erről adjon egy érthető tájékoztatást az ebben érintett személyek részére. Ennek összeállítása az adatkezelő kötelezettsége:
a szabály magát a feladatot, annak kereteit és a célt határozza meg, a kidolgozását rábízza az adatkezelőre. Ha vállalkozásodnak, cégednek nincs elérhető, érthetően összeállított és részletes adatkezelési tájékoztatója, akkor bajban lehetsz. Ezzel a jogszabályi kötelezettségedet nem teljesíted, amit az adatvédelmi hatóság (NAIH) büntethet. Például akkor, amikor valaki, nem annyira jóindulatból feljelentést tesz erről.

Összefoglalva, annak a szolgáltatónak szükséges Adatkezelési Tájékoztató, aki személyes adatokat kezel: időpontfoglaló rendszerben, naptárban, vendégkartonon stb. Ha te felírod a vendéged nevét, telefonszámát, címét vagy más adatát bárhova, akkor kezeled az ő személyes adatát.

Több kollégával dolgozom együtt a szalonban. Kinek kell Adatkezelési Tájékoztató?

Ebben az esetben az dönti el, hogy a szalonban dolgozók milyen jogviszonyban dolgoznak együtt.
– Ha székbérletes formában, akkor mindenki egyéni vállalkozóként kezeli a vendégek adatait, ezért mindenkinek külön-külön szükséges engedélyt kérnie a vendégől, hogy kezelhesse az adatokat.
– Ha alkalmazottak, akkor a szalon tulajdonosa felel a vendégek személyes adatainak kezeléséért, ezért ilyenkor elegendő csak a tulajdonosnak engedélyt kérnie a vendégektől.

Online foglalórendszerben tudom használni az Adatkezelési Tájékoztatót?

Igen, lehet használni a nyomtatványunkat online rendszerekben is. Ezek a rendszerek lehetővé teszik, hogy feltöltsd az Adatkezelési Tájékoztató egy példányát. Amikor a vendég a foglalás véglegesítéséhez ér, bejelöli, hogy elfogadja, az Adatkezelési Tájékoztatót és az Általános Szerződési Feltételeket.
A legjobb, ha ezt egy kis pipával teszi meg (mint bármelyik webshopban), de elfogadható az is, ha a foglalás elküldésével automatikusan elfogadásra kerül.

Ki ellenőrizheti a személyes adatok kezelését?

“A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (a továbbiakban: Hatóság) feladata a személyes adatok védelméhez, valamint a közérdekű és a közérdekből nyilvános adatok megismeréséhez való jog érvényesülésének ellenőrzése és elősegítése…” (hivatkozás)
Ezzel együtt, a NAV, amikor a bevételeket veti össze a foglalási adatokkal, szintén rákérdezhet, hogy a vendégek személyes adatait milyen módon kezeled. Ha ez nincs szabályozva, jelezheti NAIH felé.
Ugyanakkor, a vendégnek joga van megismerni, hogy milyen módon, milyen adatot és milyen okkal kezel a szolgáltató, sőt az adatok törlését is kérheti bármikor:
“Az általános adatvédelmi rendelet szigorú szabályokat tartalmaz az érintettek által adandó hozzájárulásra vonatkozóan. Ezek a szabályok azt hivatottak biztosítani, hogy az adatok tulajdonosai tisztában legyenek azzal, mihez járulnak hozzá. Az adatkezelésre csak akkor kerülhet sor, ha az érintett világos és közérthető nyelven megfogalmazott kérdésre válaszképpen önkéntes, konkrét, tájékoztatáson alapuló és egyértelmű hozzájárulását adja. A hozzájárulásnak egyértelmű megerősítő cselekedeten kell alapulnia. Ilyen hozzájárulásnak minősül például, ha az érintett az interneten bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet vagy aláír egy hozzájárulási nyilatkozatot.
Az adatokat csak abból a célból szabad kezelni, amelyre az érintett a hozzájárulását adta, és lehetőséget kell adni neki a hozzájárulás visszavonására.” (hivatkozás)

Ha online foglaláskor elfogadta a vendég az adatkezelést, akkor kell aláírt példány?

Amennyiben a foglalórendszer tárolja a vendég hozzájárulását, és ezt kérésre meg is tudod mutatni, akkor elegendő csak ott tárolni a hozzájárulást.
Ha a vendég nem online foglalt, azaz nem fogadta el más módon az Adatkezelési Tájékoztatót, akkor minden esetben szükséges kézzel aláírt példányt vezetni a hozájárulásról.

Minden alkalommal kell aláíratni ilyen hozzájárulást?

Nem. A nyomtatványunk úgy van kialakítva, hogy visszavonásig érvényes a hozzájárulás. Ezt azt jelenti, hogy elegendő az első alkalommal hozzájárulnia és később nem kell újra aláírnia a nyomtatványt.

Adatvédelmi Tájékoztató és Adatkezelési Szabályzat – Szépségápolási szakemberek számára

Az Adatvédelmi Tájékoztató és Adatkezelési Szabályzat biztosítja, hogy a szépségápolási üzlet vagy szalon megfeleljen a jogszabályi előírásoknak a vendégek személyes adatainak kezelésével kapcsolatban. Az aláírása pedig a vendégek hozzájárulását jelenti az adatok biztonságos kezeléséhez. Ez a dokumentum elengedhetetlen a jogszerű adatkezeléshez és az ügyfelek bizalmának megőrzéséhez, miközben garantálja, hogy minden adatvédelmi előírásnak megfelelj.

Miért fontos a használata?

A dokumentum használata biztosítja, hogy a szépségápolási vállalkozásod teljes mértékben megfeleljen a GDPR és egyéb adatvédelmi törvények előírásainak. Az ügyfelek személyes adatainak védelme kulcsfontosságú, és ez a tájékoztató segít biztosítani, hogy az adatok kezelése átlátható és biztonságos legyen. Az adatkezelési szabályzat alkalmazásával elkerülhetők a jogi problémák és növelhető az ügyfelek bizalma.

NAV ellenőrzés során, amikor az online- vagy kézzel vezetett foglalási adatokat vetik össze a bevételekkel, ez a dokumentum igazolja, hogy jogszerűen került kezelésre a vendégek személyes adata. Ennek hiányában, nem megfelelő adatkezelési eljárást indíthat a NAV a szolgáltatóval szemben.

Milyen személyes adatot kezelsz?

• a vendég neve
• a vendég telefonszáma
• a vendég e-mail címe
• a vendég egészségügyi állapotával kapcsolatos adatok
• lakcím (opcionális)
• vendégről készült fotó (csak Hozzájáruló nyilatkozattal lehet a vendégről fotót készíteni, és hozzájárulását kell adnia ahhoz is, hogy bárhol megjelenjen a róla készült fotó)

Nyomdakész állapotban

A nyilatkozat nyomdakész állapotban érkezik (logóddal, adataiddal, háttérrel), így bármennyit nyomtathatsz belőle magadnak akár otthon is vagy egy másoló szalonban, digitális nyomdában. Ez megkönnyíti a mindennapi használatot és biztosítja, hogy mindig kéznél legyen egy példány.

Szükséges adatok

A nyomtatvány elkészítéséhez további adatokat fogunk elkérni, mert csak ezekkel együtt lesz érvényes a dokumentum:

• A szolgáltató neve
• A szolgáltató foglalkozása
• A szolgáltató márkaneve/szalon neve
• A pontos cím
• Székhely
• Adószám
• Telefonszám
• Saját logó

Ezáltal biztosítjuk, hogy a nyilatkozat megfeleljen a jogi követelményeknek és teljes mértékben használható legyen a mindennapi gyakorlatban.