Induló dokumentumcsomag szépségipari vállalkozóknak a szabályos működéshez

Leírás

Gyakori kérdések az Induló Dokumentumcsomaggal kapcsolatban

Kinek van szüksége az Induló Dokumentumcsomagra?
Minden olyan szépségipari vállalkozónak, aki vendégekkel dolgozik – függetlenül attól, hogy fodrász, kozmetikus, kéz- és körömápoló, masszőr, műszempilla-építő, pedikűrös vagy más szépségipari szolgáltató.

A jogszabályok több olyan dokumentum meglétét írják elő, amelyek az időpontfoglaláshoz, vendégek fogadásához, adatkezeléshez, panaszkezeléshez és a szalon általános működéséhez kapcsolódnak. Ezeknek a dokumentumoknak hatósági ellenőrzés során rendelkezésre kell állniuk.

Ha a kötelező nyomtatványok hiányoznak, nem megfelelőek, vagy nem a jogszabályok szerint készültek, az ellenőrzés következménye bírság lehet.

Egyszerűen fogalmazva:
ha vendéget fogadsz és szolgáltatást nyújtasz, szükséged lesz a jogszabályi elvárásoknak megfelelő szabályzatokra és hozzájárulásokra.

Mikortól szükségesek ezek a dokumentumok?
A dokumentumoknak attól a pillanattól szükségesek, amikor a vállalkozás megkezdi a vendégek fogadását és a szolgáltatás nyújtását.

Ez jellemzően a vállalkozás indításától, illetve az első vendég érkezésétől kezdve értendő. A jogszabályi kötelezettségek nem utólag keletkeznek, hanem a működés megkezdésével egy időben állnak fenn.

Hatósági ellenőrzés során nem az számít, mióta működik a vállalkozás, hanem az, hogy a kötelező dokumentumok rendelkezésre állnak-e a vizsgált időpontban.

Ki ellenőrizheti ezeket a dokumentumokat?
A dokumentumokat és a szabályzatok betartását hatósági ellenőrzés során több szerv is ellenőrizheti, a vizsgálat jellegétől függően. Lehet a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV), Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH), Nemzeti Kereskedelmi és Fogyasztóvédelmi Hatóság (NKFH), Közegészségügyi és járványügyi Hatóságok.

Az ellenőrzések során a kötelező dokumentumok meglétét és az azokban szabályozott, illetve naplózott működés megfelelőségét ellenőrzik.

Használhatom a dokumentumokat digitálisan?
Sajnos nem. A dokumentumok többségének nyomtatott formában kell rendelkezésre állnia.

Egyes szabályzatokat a szalonban ki kell függeszteni (Panaszkezelési Szabélyzat), a nyilatkozatokat a vendégnek alá kell írnia, a naplókat pedig a helyszínen kell vezetni. Ezeket a dokumentumokat hatósági ellenőrzés során papír alapon kérhetik.

A digitális tárolás önmagában nem elegendő a jogszabályi előírások teljesítéséhez.

Több szolgáltató dolgozik a szalonban. Kinek kell ezekkel a dokumentumokkal rendelkeznie?
Ez attól függ, milyen jogviszonyban dolgoztok együtt:
– Székbérletes rendszerben minden szolgáltató külön vállalkozó → mindenkinek saját dokumentációt kell használnia.
– Alkalmazotti rendszerben a szalon tulajdonosa az adatkezelő és a felelős → elég egy, a tulajdonos nevére kiállított dokumentumcsomag.

Minden vendégnek külön nyomtatvány kell?
Az egyes nyomtatványokat kissé eltérően kell hasznélni:

– Adatvédelmi Tájékoztató és Adatkezelési Szabályzat – a vendég egy alkalommal járul hozzá a személyes adatai kezeléséhez
– Panaszkezelési Tájékoztató – csak ki kell függeszteni a szalonban, nem kell aláírni
– Jegyzőkönyv Fogyasztói Panaszról – minden panasz esetén ki kell tölteni, és egy példányt a vendégnek kell adni
– Bevételnyilvántartó – belső dokumentáció, csak NAV ellenőrzésnél kérik
– Takarítási Napló és Szabályzat – belső dokumentáció, Közegészségügyi ellenőrzésnél kérik

– Hozzájáruló nyilatkozat fotó és videó készítéséhez – minden alkalommal, amikor fotót vagy videót késztesz a vendégről
– Beleegyező nyilatkozat (vendégkarton) – első akalommal mindenképp, később csak akkor, ha más szolgáltatást kér a vendég vagy megváltozik a szolgáltatás (pl. ragasztó típusa levegőn szárad vagy UV-ra kötő)

Milyen dokumentumokat tartalmaznak a csomagok?

Alapcsomag
– Adatvédelmi Tájékoztató és Adatkezelési Szabályzat – személyes adatok jogszerű kezeléséhez (időpontfoglalás, számlázás stb.)
– Panaszkezelési Tájékoztató – kötelező kifüggeszteni a szalonban
– Jegyzőkönyv Fogyasztói Panaszról – a panasz írásos rögzítésére szolgáló nyomtatvány
– Bevételnyilvántartó – NAV ellenőrzésnél kérik az átlátható bevételnyilvántartást
– Takarítási Napló és Szabályzat – Közegészségügyi ellenőrzésnél kötelező szabályzat és napló

Bővtett csomagok (szakmánként választható)
– Adatvédelmi Tájékoztató és Adatkezelési Szabályzat – személyes adatok jogszerű kezeléséhez (időpontfoglalás, számlázás stb.)
– Panaszkezelési Tájékoztató – kötelező kifüggeszteni a szalonban
– Jegyzőkönyv Fogyasztói Panaszról – a panasz írásos rögzítésére szolgáló nyomtatvány
– Bevételnyilvántartó – NAV ellenőrzésnél kérik az átlátható bevételnyilvántartást
– Takarítási Napló és Szabályzat – Közegészségügyi ellenőrzésnél kötelező szabályzat és napló
– Hozzájáruló nyilatkozat fotó és videó készítéséhez – fotót, videót csak hozzájárulással készíthetsz, megelőzve az ezzel kapcsolatos panaszt
– Beleegyező nyilatkozat (vendégkarton) – írásos hozzájárulás a vendégtől a szolgáltatás elvégzéséhez

A bővített csomagokat miért szakmánként kell kiválasztani?

Az alapcsomag olyan dokumentumokat tartalmaz, amely szövege és tartalma egységesen használható különböző szépségipari vállalkozók számára.

A bővített csomagokban található beleegyező nyilatkozat szövege és tartalma szakmánként eltér, mert más típusú kockázatokat kell kezelni.

Nyomdakész állapotban

A nyilatkozat nyomdakész állapotban érkezik (logóddal, adataiddal, háttérrel), így bármennyit nyomtathatsz belőle magadnak akár otthon is vagy egy másoló szalonban, digitális nyomdában. Ez megkönnyíti a mindennapi használatot és biztosítja, hogy mindig kéznél legyen egy példány.

Szükséges adatok

A nyomtatvány elkészítéséhez további adatokat fogunk elkérni, mert csak ezekkel együtt lesz érvényes a dokumentum:

• A szolgáltató neve
• A szolgáltató foglalkozása
• A szolgáltató márkaneve/szalon neve
• A pontos cím
• Székhely
• Adószám
• Telefonszám
• Saját logó

Ezáltal biztosítjuk, hogy a nyilatkozat megfeleljen a jogi követelményeknek és teljes mértékben használható legyen a mindennapi gyakorlatban.

Ha nem tetszenek a nyomtatványok, akkor a teljes dokumentumcsomag árát visszatérítem!